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Vorbereitung des Austauschs

Einen Austausch zu planen und durchzuführen bedarf einiger Vorbereitung. Im folgenden sind alle wichtigen Punkte zusammengefasst:

1. Einen Partnerverein finden

Die erste Etappe bei der Vorbereitung eines Austausches ist die Suche nach einem geeigneten Partnerverein. Unter der Rubrik "Einen Partner finden", finden Sie Ratschläge und praktische Informationen

2. Folgende Punkte mit dem Partner festlegen

Die Ziele des Jugendaustausches

Die Zusammensetzung der Gruppe (Teilnehmerzahl und Alter, Leistungsniveau, Sportart, etc...). Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen deutschen und französischen Teilnehmenden ist anzustreben. Wenn das Teilnehmerverhältnis unter 1/3 zu 2/3 (von der Gesamtzahl der Teilnehmenden) liegt, kann die Begegnung nicht gefördert werden.

Die Zusammensetzung des Leitungsteams (Anzahl, Qualifizierung, sprachliche Kompetenzen)

Unterkunftsform (Gastfamilien, zusammen in einer Jugendherberge, etc...)

Termin und Dauer der Maßnahme
Für eine Förderung durch die Jugendwerke muss der Austausch in der Regel mindestens 4 Tage dauern

3. Den finanziellen Rahmen bestimmen

Diese Etappe ist wichtig in der Vorbereitung eines Austausches. Es handelt sich um die Aufstellung eines Budgets das die Kosten (Transport, Ausflüge, usw...) und die mögliche Finanzierung (Zuschüsse, Teilnahmegebühr, sonstige Zuschüsse der Gemeinde, Eigenleistung des Vereins, usw...) umfasst.

Es können Mittel von Jugendwerk bei der Deutschen Sportjugend beantragt werden. Im Antrag muss ein entsprechender Kosten- und Finanzierungsplan ausgefüllt werden.

4. Transport und/oder Unterkunft organisieren

Es ist wichtig, die Art des Transportes zu planen. Bei der Entscheidung sollten verschiedene Elemente wie z.B. finanzielle Auswirkungen, Entfernung, Müdigkeit, Aufenthaltsdauer, usw. berücksichtigt werden.

Bei Reisen durch die Länder des Schengen-Raums genügt der Personalausweis, bei Minderjährigen der Kinderausweis oder die "Anlage zum Reisepass der Eltern".

Die Unterbringung erfolgt:
- in Familien der empfangenden Gruppe
- in einer Gemeinschaftsunterkunft.
Bei Drittortbegegnungen müssen alle Teilnehmenden gemeinsam untergebracht werden.

5. Ein Programm erarbeiten

Ob die Begegnung bei sich, beim Partner oder an einem Drittort stattfindet, muss man gemeinsam mit dem Partnerverein ein jugendgerechtes Programm erarbeiten.

Ziel des Programms soll sein, einen intensiven und nachhaltigen Kontakt zwischen den Jugendlichen zu ermöglichen. Die Programmpunkte sollen daher so gewählt werden, dass sie ein gegenseitiges Kennenlernen ermöglichen.

Mehr Informationen finden Sie hier.

6. Vorbereitung und Miteinbeziehung der Jugendlichen in die Organisation des Austausches

Eine Informationsveranstaltung oder ein Vorbereitungstreffen mit den Jugendlichen und Eltern organisieren.
Die Jugendlichen an der Vorbereitung des Austausches teilhaben lassen.

7. Rechtlicher Rahmen, Versicherung und wichtig Unterlagen

Jugendschutzregelung: die Organisatoren müssen darauf achten, dass die Rechte und Pflichten jedes Landes respektiert werden.
- Kinder und Jugendschutz in Europa

Versicherung: achten Sie darauf, dass die Teilnehmenden ausreichend versichert sind, durch den Verein oder individuell, und, dass die Versicherung im Ausland gültig ist!

Elternerlaubnis: ein unterzeichnetes Einverständnis der Eltern (Model zum Download)

Wichtige Dokumente für die Reise:
- gültigen Personalausweis oder Pass
- die europäische Krankenversicherungskarte

Zur europäischen Krankrenversicherungskarte:
Wer in Deutschland gesetzlich versichert ist, muss die Europäische Krankenversicherungskarte nicht beantragen. Sie ist automatisch auf der Rückseite der Versichertenkarte aufgedruckt.