Veranstaltungsmanagement

Ob Tag der offenen Tür, Sommer-, Spiel- oder Sportfest oder Mitgliederversammlung – eine Veranstaltung erfordert eine maßgeschneiderte Konzeption, Planung und Durchführung. Meist verbunden mit einer abschließenden Evaluation. Dieses Kapitel soll dazu dienen, den Rahmen einer Veranstaltung festzulegen und einen Plan für die Organisation zu erstellen. Es ist allerdings zu beachten, dass es unmöglich ist, alle Punkte aufzulisten, die für eine Veranstaltung wichtig sind.
Eine Veranstaltung zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

  • inszeniertes, einmaliges Ereignis oder im Rahmen einer zeitlich begrenzten Reihe
  • interaktionsorientiert
  • emotionales Erlebnis
  • multisensitive Animation
  • exklusiver Charakter

Das entscheidende Kriterium für den Erfolg der Veranstaltung sind die konkreten Ziele, die durch den Veranstalter festgelegt wurden.

5-Phasen-Modell einer Veranstaltungsplanung

  1. Analysephase
  2. Konzeptionsphase
  3. Vorbereitungsphase
  4. Realisationsphase
  5. Nachbereitungsphase

1. Analysephase

Die Analysephase sollte in einem ausreichend großen Zeitraum vor dem eigentlichen Veranstaltungstermin beginnen. Aus der praktischen Erfahrung heraus, wird meist mehr als ein Jahr eingeplant.

  • Welchen Charakter soll meine Veranstaltung haben (Leistungsorientiert, Breitensport, Infoveranstaltungen, Schulungsmaßnahme o. ä.)?
  • Welche Zielgruppen möchten wir ansprechen (Familien, Senioren, Kinder, Jugendliche, altersübergreifend, inklusiv)?
  • Will man Zuschauer und Besucher generieren?
  • Welche Interessen könnte/n die Zielgruppe/n an der Veranstaltung haben?
  • Will man eine Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bzw. eine gesellschaftliche Kampagne auf lokaler oder regionaler Ebene durchführen?
  • Welche Kooperationspartner will ich beteiligen (Vereine, Institutionen, Bildungseinrichtungen etc.)?
  • Sollen Personen als „Bindeglieder“, als „Gesichter“ der Veranstaltung positioniert werden?
  • Ist eine Prioritätensetzung möglich oder notwendig?
  • Habe ich für die Analysephase Vergleichsmöglichkeiten zu anderen Veranstaltungen?
  • Welche finanziellen Rahmenbedingungen sind vorhanden bzw. sind zu berücksichtigen?
  • Will ich Folgeveranstaltungen anknüpfen lassen?
  • Will ich eine Veranstaltungsserie durchführen?
  • Will ich Nachhaltigkeit erreichen?
  • Wie sollte sich der Verein präsentieren, um in den verschiedenen Altersgruppen Mitglieder gewinnen zu können?

2. Konzeptionsphase

In der Konzeptionsphase sollte der Veranstalter immer einplanen, dass eine Veranstaltung ein „gewisses Leben“ besitzt. Man beginnt zu konzeptionieren und zu planen. Es muss aber berücksichtigt werden, dass man flexibel bleibt, da sich immer etwas verändern kann oder wird – oder etwas verändert werden muss. Wenn alles zu starr geplant ist, kann es zu Schwierigkeiten in der Realisationsphase kommen.

  • Teamorientierte Phase der Ideensammlung (Brainstorming)
  • Eckdaten der Veranstaltung festlegen (Wann, Wo, Dauer, Art, Festlegung der Teilnehmer/innen, lokale oder regionale Veranstaltung etc.)
  • Die Terminplanung muss auf viele Faktoren hin überprüft werden (Ferienzeit, parallele Veranstaltungen, Großereignisse am TV, Attraktivität des Termins für die Medien)
  • Soll die Veranstaltung ein festlicher Akt, eine lockere Feier, ein „bunter Abend“ oder ein Spiel- und Sportfest sein?
  • Soll eine sachliche, informative Veranstaltung oder ein emotionales Event mit Unterhaltungsprogramm durchgeführt werden?
  • Verkehrslogistik berücksichtigen
  • Abfall- und Entsorgungssituation berücksichtigen
  • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit berücksichtigen (Flyer, Plakate, Mailings etc.)
  • Rolle möglicher Kooperationspartner planen
  • Vorläufigen Finanzierungsplan mit einem festgelegten Budget aufstellen (und fortlaufend aktualisieren); zusätzliche Gelder können durch Eintrittsgelder oder Sponsoring eingenommen werden
  • Beachtung möglicher gesetzlicher Bestimmungen (Jugendschutz, Umweltschutz, Lärmschutz etc.)
  • Können finanzielle Mittel z. B. aus öffentlichen Haushalten beantragt werden? Wenn ja, muss dieses in der Regel sehr frühzeitig gemacht werden.
  • Ausschreibung erstellen
  • Dokumentation festlegen
  • Folgeveranstaltungen bzw. Veranstaltungsserie bedenken

3. Vorbereitungsphase

  • Checklisten erstellen (terminlich aufeinander abstimmen) inkl. Zeitplan
  • Ablaufplan erstellen
  • Einsatzplanung (Wer ist wofür verantwortlich? Wer berichtet wem?)
  • Helferplan erstellen (namentliche Benennung empfehlenswert; Ersatz bedenken; Pausen einplanen)
  • Terminplan abarbeiten (auf die Einhaltung der Termine achten)
  • Eventuelle Aufbauarbeiten am Vortag (oder noch früher) berücksichtigen
  • Informations- und/oder Schulungsmaßnahmen berücksichtigen
  • An- und Abfahrtspläne planen und vorbereiten, Parkplätze planen
  • Pressegespräche planen und durchführen
  • Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit planen und durchführen
  • Referent/innen planen und ansprechen
  • Ausschreibung versenden

4. Realisationsphase

  • Raum/Platz/Sportgelände vorbereiten (sofern nicht schon am Vortag oder noch früher geschehen)
  • Mögliche Stationen aufbauen
  • Material für Stationen oder ähnliches vorbereiten
  • Technik testen (Lautsprecher, Kommunikationsmittel etc.)
  • Be- und Ausschilderung vorbereiten
  • Ehrengast- bzw. Pressebereich kennzeichnen
  • Dekoration
  • Besprechung des Ablaufs
  • Testläufe und Generalprobe
  • Organisationsausschusssitzungen
  • Veranstaltungsdurchführung
  • Aufräumen/Reinigung
  • „Alten“ Zustand herstellen (Leihgegenstände zurück)

5. Nachbereitungsphase

  • Erfolgskontrolle
  • Dokumentation
  • Dankschreiben (z. B. an Sponsoren)
  • Nachberichterstattung (Presse)
  • Finanzielle Abrechnung
  • Auswertung der Fragebögen (falls Befragung durchgeführt wurde)
  • Abschlussbilanz (kritische, systematische Bewertung)

Weitere Informationen

Auf der Homepage Vereins-Knowhow wird dem Thema Veranstaltungsmanagement Punkt für Punkt nachgegangen.
Link: http://vereinsknowhow.meinverein.de/5-4-09-veranstaltungsmanagement.cfm

Im Arbeitsbereich Integration durch Sport des Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB) stehen Arbeitshilfen u. a. zum Thema Veranstaltungsplanung bereit.
Link: http://www.integration-durch-sport.de/fileadmin/fm-dosb/arbeitsfelder/ids/files/downloads_pdf/downloads_2011/Arbeitshilfen/AH_Veranstaltungsplanung_01.pdf

Das Portal Green Champions 2.0 widmet sich den umweltrelevanten Themenfeldern von Sportveranstaltungen und zeigt entsprechende Handlungsoptionen für eine grüne Veranstaltung auf. 
Link: http://www.green-champions.de/index.php?id=2&L=0

Literatur

  • Müller, H. (2010). Inszenierung von Sportveranstaltungen. Bern: Forschungsinstitut für Freizeit und Tourismus (FIF).